Privacyverklaring/ AVG register van verwerkingsactiviteiten

Wie ben ik?

Ik ben Petra Weel, Natuurgeneeskundig therapeut, praktijk Petra Weel, Peter van der Veldelaan 20, 9301 AM Roden.

• Om u van dienst te zijn met mijn energetische praktijk verzamelen wij persoonlijke gegevens: persoonsgegevens en gevoelige gegevens. Wij nemen de veilige omgang met uw persoonlijke gegevens  heel serieus en gaan daar zorgvuldig mee om. Wij spannen ons volledig in om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke en gevoelige gegevens niet worden misbruikt en dat onbevoegden geen toegang daartoe hebben.
• Als u vragen hebt over het beschermen en gepast verzamelen en/of gebruiken van uw gegevens kunt u contact met ons opnemen: praktijkpetraweel@gmail.com.

Wanneer verzamel ik persoonsgegevens?

• Wanneer dit een rechtmatig belang dient en dit niet in strijd is met uw privacybelangen.
• Wanneer u actief met ons communiceert via telefoon, mail of schriftelijk.
• Wanneer u op consult bent geweest.

Waarom verzamel ik persoonsgegevens?

• Ik verzamel uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt of wenst te maken van mijn dienstverlening waarbij u deze gegevens actief aan mij verstrekt. Persoonsgegevens worden verzameld om contact met u te leggen, u te informeren en ter uitvoering van de afspraken en/of behandelingen.
• Ik verzamel ook uw persoonsgegevens als ik hier wettelijk toe verplicht ben, zoals gegevens die ik nodig heb voor mijn financiële administratie en belastingaangiftes.

Rechtmatig belang en uitvoering overeenkomsten.

• Voor een goede behandeling is het noodzakelijk om een cliëntendossier aan te leggen voor de consulten en behandelingen die bij mij in de praktijk worden uitgevoerd. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO).
• Ik maak een cliëntdossier met daarin aantekeningen over uw gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen. Ook worden in het dossier gegevens opgenomen die voor uw behandeling noodzakelijk zijn en die u, na uw expliciete toestemming, opgevraagd zijn bij een andere zorgverlener bijvoorbeeld bij de huisarts.
• Als wij vanwege een andere reden gebruik willen maken van uw persoonsgegevens, dan nemen we eerst contact met u op en expliciet om uw toestemming vragen.

Welke gegevens verzamel ik?

• Voor- en achternaam en adresgegevens; geslacht (om u op de juiste manier te adresseren); geboortedatum; telefoonnummer; e-mailadres; soort afspraak; belangrijkste hulpvraag; datum van het consult of behandeling; korte omschrijving van de behandeling; kosten van het consult.
• Bij minderjarige cliënten: naam; adres; postcode; woonplaats; telefoonnummer en e-mailadres van beide ouders. Indien relevant ook de school van de minderjarige.
• Gegevens over godsdienst of levensovertuiging, gezondheid, zaken m.b.t. de seksualiteit of strafrechtelijke gegevens worden bijzondere persoonsgegevens genoemd. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is in principe verboden, tenzij op een wettelijke uitzondering beroep kan worden gedaan. Indien de gegevens worden verwerkt in het kader van gezondheidszorg, hulpverlening of sociale dienstverlening is verwerking toegestaan, maar alleen als dat gebeurt door en beroepsoefenaar met een beroepsgeheim of andere persoon die aan geheimhouding is gebonden. Deze uitzondering op basis van de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO) geldt ook voor complementaire of alternatieve zorgverleners die zijn geregistreerd bij beroepsorganisatie CAT. Ik ben geregistreerd bij beroepsorganisatie CAT en ik ben de therapeut die de alternatieve/complementaire consulten en behandelingen uitvoert. Hierdoor ben ik bevoegd om en is het mij toegestaan om bijzondere gegevens te bewaren in mijn cliëntendossier. Indien dit in het belang is van de begeleiding/behandeling worden de volgende bijzondere persoonsgegevens vastgelegd: godsdienst of levensovertuiging, gezondheid, zaken m.b.t. de seksualiteit, mogelijke strafrechtelijke gegevens zoals een melding bij Veilig Thuis, begeleiding door jeugdzorg of bijvoorbeeld geweldconflicten in het gezin.

Verbeteren website en gebruik cookies.

• Ik maak geen gebruik van cookies en ik maak geen gebruik van google diensten in combinatie met de google analytics cookies.

Geautomatiseerde besluitvorming.

• Ik neem geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of –systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker) tussen zit.

Hoe wordt uw privacy beschermd?

• CAT-therapeuten zij gehouden te handelen conform de beroepsorganisatie CAT-regelgeving. Ik heb op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht.
• Medewerkers van een psychosociale of complementaire praktijk zijn via arbeidscontract aan een geheimhoudingsplicht gebonden.
• Bent u minderjarig? Volgens de patiënten rechten uit de WGBO komen de wilsbekwame minderjarigen tussen 12-16 jaar zelf en de ouder(s) met gezag toe. Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde patiënten rechten indruist tegen het belang van de patiënt. Wilsbekwame patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.
• Mijn website is beveiligd door een SSL-certificaat. Een SSL-certificaat zorgt ervoor dat de verbinding tussen uw bezoek aan onze website en de server waar onze website is ondergebracht, wordt beveiligd middels zeer sterke encryptie. Hierdoor zal alle informatie tijdens het transport vertrouwelijk blijven en niet leesbaar zijn door derden.
• Websites die over een SSL-certificaat beschikken zijn herkenbaar aan het gesloten met een slot en de https:// in de adresbalk.
• De apparaten die uw gegevens openen zijn elk vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk en/of gezichtsherkenning. Het aantal apparaten dat toegang heeft tot uw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.
• Cliëntdossiers en factuuradministratie worden achter slot en grendel bewaard.
• Betalingswijze van de behandelingen geschieden per bank of contant na ieder consult. De factuur krijgt u meteen mee of krijgt u gemaild.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

• Uw persoonsgegevens worden voor langere tijd bewaard, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op basis van de wet- en regelgeving uw gegevens langer moeten bewaren.
• De gegevens in het cliëntendossier blijven zoals in de Wet op de Behandelovereenkomst wordt vereist, 20 jaar bewaard.
• Iedere onderneming is wettelijk verplicht om de administratie voor maximaal 7 jaren te bewaren. Uw persoonsgegevens evenals uw afsprakenhistorie worden daarom maximaal 7 jaar bewaard. Ook uw persoonsgegevens die opgeslagen zijn in onze factuuradministratie.

Met wie delen wij deze persoonsgegevens?

• Ik verkoop uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend aan derden verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met of dienstverlening aan u of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Op de zorgnota die u ontvangt staan de gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat u deze nota kunt declareren bij de zorgverzekeraar: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, kosten van het consult, datum van behandeling, korte omschrijving behandeling.
• De gegevens uit een cliëntdossier kunnen in de volgende situaties met derden worden gedeeld: om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurd alleen met uw expliciete toestemming. Voor het gebruik bij waarneming, tijdens mijn afwezigheid; voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing met een collega of intervisiegroepen. Dit gebeurt anoniem en onherkenbaar. Een klein deel van de gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie zodat wij een factuur kunnen opstellen.
• Als CAT-therapeut zal ik geheimhouding betrachten ten aanzien van de door de cliënt/patiënt t.b.v. het dossier verstrekte gegevens. Bij visitatie van de praktijk wordt wel inzage gegeven op de inhoud van het dossier ter controle of alle gegevens goed opgenomen zijn, de personalia zijn dan afgeplakt of onherkenbaar gemaakt naar de visiteur.
• We zullen uw persoonlijke informatie vrijgeven als dit een wettelijke verplichting is of als gevolg van een gerechtelijke procedure, gerechtelijk bevel of juridische procedure. We zullen echter alles doen om ervoor  te zorgen dat uw privacybelangen beschermd blijven.

Hoe infomeren wij?

• Cliënten worden geïnformeerd over onze privacy beleid aan de hand van deze privacyverklaring.
• Op onze website staat informatie over onze werkwijze, dossierplicht en de verplichtingen als gevolg van WBGO, de Wkkgz en de beroepscode.
• Cliënten worden mondeling geïnformeerd over de dossierplicht tijdens de intake.

Uw rechten en plichten.

• U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast hebt u het recht om uw eventuele toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door mij. Daarnaast heeft u het recht om een verzoek in te dienen om de persoonsgegevens die ik van u heb in een computerbestand naar u of een ander door uw gewenste organisatie te sturen.
• U kunt een verzoek tot inzage, correctie ( de gegevens kloppen niet of niet meer), verwijdering, gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of verzoek van uw toestemming (stoppen met verwerking), of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar praktijkpetraweel@gmail.com.
• Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een copie van uw identiteitsbewijs met uw verzoek mee te sturen. Ter bescherming van uw privacy en identiteit maakt u in deze copie van uw identiteitsbewijs het volgende onherkenbaar: pasfoto; MRZ (machine readable zone): de strook met nummers onderaan het paspoort; paspoortnummer; Burgerservicenummer (BSN).
• De cliënt of ouder verplicht zich middels het vragenlijst/intakeformulier relevante informatie aan de CAT-therapeut te verstrekken.
• Sinds 1 januari 2016 geldt de plicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties (dus ook therapeuten) direct (binnen 72 uur na data lek) een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig data lek hebben. Soms moeten zij het data lek ook melden aan de betrokkenen ( de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt).
• Zodra ik een ernstige data lek heb geconstateerd die ernstige gevolgen heeft voor de bescherming van uw persoonsgegevens of er een aanzienlijke kans daartoe is en het waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor uw persoonlijke levenssfeer, hebt u het recht om daarover geïnformeerd te worden.